Zmiany w sposobie obsługi faktur elektronicznych wpływają nie tylko i wyłącznie na osoby zajmujące się księgowością, niemniej jednak też na pracowników sprzedaży, administracji i zakupów. W wielu organizacjach faktura przechodzi przez kilka etapów, zanim zostanie zaksięgowana lub przekazana do kolejnej obsługi. Może powstać w programie sprzedażowym, natrafić do systemu finansowego, zostać sprawdzona przez inną osobę, a następnie otrzymać dany status.

W takim środowisku integracja KSeF staje się częścią większego procesu, a nie oddzielnym celem technicznym. Znaczenie ma głównie to, co dzieje się z dokumentem przed wysłaniem do KSeF i po otrzymaniu odpowiedzi z systemu. Jeżeli te etapy nie są ze sobą spójne, pracownik może być zmuszony do dodatkowego sprawdzania danych lub ręcznego uzupełniania informacji. Przy większej liczbie faktur takie czynności bardzo szybko zaczynają zajmować sporą część czasu przeznaczonego na bieżącą obsługę dokumentów.

Przy kształtowaniu połączenia systemów warto zacząć od ustalenia, gdzie realnie powstają dane dotyczące faktury. Nie zawsze jest to program księgowy. W niektórych przypadkach dokument jest przygotowywany w systemie sprzedażowym, a księgowość otrzymuje go dopiero na późniejszym etapie. W innych organizacjach dane są wprowadzane wprost przez dział finansowy. Te różnice mają wpływ na sposób, w jaki powinna zostać przygotowana integracja z KSeF. Ważne jest również określenie, które informacje mają być pobierane samoczynnie, a które wymagają sprawdzenia przez pracownika. Zbyt mały zakres automatyzacji oznacza konieczność wykonywania wielu czynności ręcznie, jednak zbyt szeroki może utrudnić kontrolę nad nietypowymi dokumentami. W praktyce wyjątkową uwagę należy zwrócić na sytuacje, w których faktura zawiera nieprawidłowe dane lub nie odpowiada przyjętym zasadom wewnętrznym. Samo przekazanie dokumentu między systemami nie rozwiązuje kłopotu, jeśli nie wiadomo, kto i na jakim etapie powinien podjąć decyzję.

Osobną kwestią jest odbieranie dokumentów wystawionych przez kontrahentów. Tutaj znaczenie ma nie tylko i wyłącznie możliwość pobrania faktury, lecz także jej dalsze przypisanie do dobrego procesu. Dokument może wymagać akceptacji, przypisania do konkretnego działu, sprawdzenia z zamówieniem albo przekazania do księgowania. Jeśli integracja KSeF kończy się w momencie pobrania pliku, pozostałe działania wciąż muszą być zrobione w innych narzędziach. Z tego powodu przy analizie procesu warto prześledzić całą drogę dokumentu, od pojawienia się informacji o fakturze aż do jej ostatecznego ujęcia w ewidencji. Warto też przewidzieć obsługę korekt i przypadków, w których dane nie mogą zostać samoczynnie przyporządkowane. To właśnie takie sytuacje pokazują, czy przyjęty model pracy odpowiada realnym potrzebom. Codzienna obsługa dokumentów rzadko ogranicza się bowiem do powtarzalnych przypadków, a wyjątki mogą wymagać ręcznej wyborów niezależnie od stopnia automatyzacji.

Znaczenie ma też sposób informowania użytkowników o przebiegu wymiany danych. Pracownik powinien mieć świadomość tego, czy dokument został wysłany, czy jego obsługa wymaga dodatkowego działania oraz gdzie znaleźć informację o występującym problemie. Bez czytelnych statusów łatwo o sytuację, w której ten sam dokument zostanie sprawdzony kilka razy albo ponownie przekazany do systemu bez wyjaśnienia przyczyny wcześniejszego błędu. Przy integracji z KSeF trzeba więc brać pod uwagę również monitoring procesu i sposób reagowania na nieprawidłowości. Istotne pozostają ponadto uprawnienia użytkowników, przechowywanie informacji potrzebnych do późniejszego odtworzenia historii dokumentu a także możliwość ręcznej obsługi sytuacji, których system nie jest w stanie rozpoznać. Dopiero uwzględnienie tych elementów umożliwia oszacować, jak zmieni się codzienna praca po połączeniu stosowanych narzędzi z KSeF.

Zobacz także: integracja KSeF API.