Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur zmienia sposób, w jaki przedsiębiorstwa wystawiają, odbierają i przechowują dokumenty sprzedażowe. Sama zmiana nie ogranicza się natomiast do przesłania faktury do systemu. W praktyce istotne staje się połączenie KSeF z programem finansowo-księgowym, systemem sprzedażowym albo innymi narzędziami używanymi do obsługi dokumentów.

To właśnie w tym miejscu pojawia się integracja KSeF, której zakres może być różny zależnie od wielkości organizacji, liczby faktur a także sposobu prowadzenia rozliczeń. Przy niewielkiej liczbie dokumentów część czynności może być wykonywana ręcznie, jednakże przy większym obrocie ręczne przepisywanie danych szybko staje się czasochłonne i zwiększa ryzyko pomyłek. Znaczenie moraz sposób obsługi korekt, faktur odrzuconych czy dokumentów wymagających dodatkowej weryfikacji, ponieważ właściwie każdy z tych przypadków może wymagać innego działania po stronie użytkownika.

Integracja z KSeF nie polega tylko na technicznym połączeniu dwóch systemów. Najpierw powinno się określić, jakie informacje mają być przekazywane, w którym momencie ma następować wysyłka oraz gdzie użytkownik powinien widzieć status dokumentu. Warto ponadto uwzględnić różnicę między fakturą utworzoną w systemie przedsiębiorstwa a dokumentem przyjętym przez KSeF. Samo wygenerowanie dokumentu nie znaczy jeszcze, że cały proces został zakończony. Po wysłaniu potrzebna jest informacja zwrotna, która pozwala ustalić, czy faktura została przyjęta, czy wystąpił problem wymagający reakcji. W praktyce znaczenie mają także uprawnienia użytkowników i sposób uwierzytelniania, ponieważ nie każda osoba pracująca z dokumentami powinna mieć tożsamy zakres dostępu. Przy projektowaniu rozwiązania trzeba więc brać pod uwagę nie tylko wygodę pracy, niemniej jednak też istniejące zasady kontroli dokumentów i odpowiedzialność poszczególnych osób.

Istotnym elementem jest również obsługa faktur przychodzących. Dane pobierane z KSeF mogą być następnie wykorzystywane w systemie księgowym lub innym narzędziu, ale sposób ich dalszego przetwarzania zależy od przyjętej organizacji pracy. W niektórych firmach dokument po pobraniu trafia najpierw do weryfikacji, w innych może być kierowany wprost do określonego procesu księgowego. Różnice ukazują się również przy fakturach korygujących, zakupach dokonywanych przez sporo działów czy dokumentach wymagających przypisania do konkretnego projektu. Dlatego integracja KSeF powinna uwzględniać rzeczywisty wymianę informacji, a nie tylko i wyłącznie samą obieg plików. O ile system nie przekazuje użytkownikowi przejrzystych komunikatów o błędach albo statusach, część pracy i tak pozostaje wykonywana ręcznie. Z kolei zbyt szeroka automatyzacja może prowadzić do sytuacji, w której błędne dane zostaną przekazane dalej bez odpowiedniej kontroli.

Przed wdrożeniem warto rozważyć obecny sposób wystawiania i odbierania faktur a także wskazać czynności, które mają zostać zautomatyzowane. Znaczenie ma także przygotowanie procedur na sytuacje nietypowe, ponieważ codzienna obsługa dokumentów nie za każdym razem przebiega według jednego schematu. Trzeba uwzględnić w głównej mierze problemy z komunikacją systemów, odrzucenie dokumentu, ponowienie wysyłki czy konieczność ręcznej korekty danych. Przydatne jest też wcześniejsze sprawdzenie, czy używane oprogramowanie obsługuje wymagane formaty i mechanizmy komunikacji a także czy jego konfiguracja odpowiada przyjętemu sposobowi pracy. W rezultacie techniczny zakres integracji powinien wynikać z procesów, które w rzeczywistości występują w danej organizacji. Dzięki temu łatwiej określić, które działania mogą zostać wykonane samoczynnie, a które nadal powinny pozostać pod kontrolą pracownika.

Więcej informacji: integracja z KSeF.