W codziennej pracy z dokumentami bardzo duże znaczenie ma nie tylko sposób ich tworzenia, ale też późniejsze przechowywanie, szukanie i udostępnianie. Wraz ze wzrostem liczby spraw rośnie ryzyko, że potrzebny plik zostanie zapisany w niewłaściwym miejscu, otrzyma niejednoznaczną nazwę lub trafi do kilku folderów jednocześnie. Takie sytuacje utrudniają kontrolę nad dokumentacją i wydłużają wykonywanie łatwych obowiązków.

Program do zarządzania dokumentami umożliwia uporządkować te procesy poprzez gromadzenie plików w jednym środowisku, przypisywanie im odpowiednich kategorii oraz stosowanie ustalonych zasad nazewnictwa. Ważne jest co więcej implementację struktury do rzeczywistego sposobu pracy. Zupełnie inaczej przeprowadza się dokumenty powiązane z obsługą klientów, a zupełnie inaczej umowy, faktury, dokumentację kadrową czy materiały techniczne. Zbyt złożony podział może utrudniać odnalezienie informacji, jednakże zbyt ogólny sprawia, że użytkownik musi przeglądać sporo niepowiązanych plików.

W praktyce administrowanie dokumentami i archiwizacja obejmują kilka etapów, które powinny zbudować spójny proces. Dokument jest najpierw odbierany lub tworzony, następnie rejestrowany, opisywany i kierowany do właściwego miejsca. Kolejne działania mogą dotyczyć weryfikacji treści, akceptacji, przekazania do innego działu albo przechowywania przez dany czas. Ważne jest zobowiązanie, kto odpowiada za poszczególne czynności i które osoby mogą wprowadzać zmiany. Bez takich zasad dosłownie bardzo dobrze uporządkowane repozytorium z w pewnych sytuacjach staje się skomplikowane w obsłudze. Problemem bywają też różne wersje tego samego dokumentu. O ile kilka osób pracuje na osobnych kopiach, może dojść do wykorzystania nieaktualnych danych albo pominięcia wprowadzonych poprawek. Dlatego warto określić sposób oznaczania wersji, rejestrowania przemian oraz zatwierdzania dokumentów. Takie reguły mają znaczenie zwłaszcza tam, gdzie tekst plików wpływa na rozliczenia, decyzje organizacyjne albo realizację zobowiązań.

Przenoszenie dokumentacji do postaci elektronicznej wymaga uwzględnienia nie tylko samego skanowania, lecz też jakości plików i sposobów ich późniejszego odczytu. Skan może być nieczytelny, zawierać niepełne strony lub nie zachowywać właściwej kolejności załączników. Z tego powodu potrzebna jest kontrola materiałów po digitalizacji, w szczególności w przypadku dokumentów o znaczeniu formalnym. Pomocne bywa rozpoznawanie tekstu na obrazach, ponieważ pozwala szukanie konkretnych słów bez ręcznego otwierania każdego pliku. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może też obsługiwać metadane, tj. data zaprojektowania, rodzaj dokumentu, numer sprawy czy termin przechowywania. Ich poprawność ma bezpośredni wpływ na wyniki wyszukiwania. Jeśli opisy są niepełne albo niespójne, część dokumentacji może pozostać niewidoczna w trakcie filtrowania. Powinno się też pamiętać, że cyfrowe archiwum nie eliminuje konieczności wykonywania kopii zapasowych, sprawdzania możliwości odtworzenia danych i kontrolowania dostępu do plików.

Przy organizowaniu elektronicznego obiegu dokumentów trzeba uwzględnić oczekiwania prawne, rodzaj przetwarzanych informacji a także okresy przechowywania poszczególnych materiałów. Nie każdy dokument można wyeliminować po zakończeniu obowiązującej sprawy, a samo przeniesienie pliku do archiwum nie znaczy samoczynnie, że spełniono wszystkie obowiązki związane z jego ochroną. Osobnego ustalenia wymagają uprawnienia użytkowników, zasady udostępniania danych oraz sposób postępowania po upływie okresu przechowywania. W sytuacji dokumentacji zawierającej dane osobowe istotne jest ograniczenie dostępu do osób, które potrzebują tych informacji do wykonywania swoich obowiązków. Znaczenie ma także przygotowanie procedury na wypadek awarii, przypadkowego usunięcia plików lub odejścia pracownika odpowiedzialnego za dany obszar. Wdrożenie nowych rozwiązań powinno uwzględniać istniejące zasoby, ponieważ przeniesienie wieloletniej dokumentacji może ujawnić duplikaty, braki w opisach i niezgodności między wersją papierową a elektroniczną. Uporządkowanie tych kwestii wymaga określenia zasad postępowania z dokumentami, które będą stosowane także po zakończeniu początkowego etapu wdrożenia.

Zobacz także: kontrola czasu pracy pracownika.