W codziennej pracy z dokumentami duże znaczenie ma nie tylko i wyłącznie sposób ich budowy, ale także późniejsze przechowywanie, wyszukiwanie i udostępnianie. Wraz ze wzrostem liczby spraw rośnie ryzyko, że niezbędny plik zostanie zapisany w niewłaściwym miejscu, otrzyma niejednoznaczną nazwę lub trafi do kilku folderów równocześnie. Takie sytuacje utrudniają kontrolę nad dokumentacją i wydłużają wykonywanie prostych obowiązków.

Program do zarządzania dokumentami pozwala uporządkować te procesy poprzez gromadzenie plików w jednym środowisku, przypisywanie im odpowiednich dziedzinie oraz stosowanie ustalonych zasad nazewnictwa. Ważne jest a przy tym dopasowanie struktury do rzeczywistego sposobu pracy. Zupełnie inaczej organizuje się dokumenty związane z obsługą klientów, a inaczej umowy, faktury, dokumentację kadrową czy materiały techniczne. Zbyt kompleksowy podział może utrudniać odnalezienie informacji, natomiast zbyt ogólny sprawia, że użytkownik musi przeglądać sporo niepowiązanych plików.

W praktyce zarządzanie dokumentami i archiwizacja obejmują kilka etapów, które powinny zbudować spójny proces. Dokument jest najpierw odbierany lub tworzony, następnie rejestrowany, opisywany i kierowany do właściwego miejsca. Kolejne działania mogą dotyczyć weryfikacji treści, akceptacji, przekazania do innego działu albo przechowywania przez konkretny czas. Istotne jest postanowienie, kto odpowiada za poszczególne czynności i które osoby mogą wprowadzać zmiany. Bez takich zasad nawet bardzo dobrze uporządkowane repozytorium z w pewnych sytuacjach staje się trudne w obsłudze. Kłopotem bywają również różne wersje tego samego dokumentu. Jeżeli już kilka osób pracuje na osobnych kopiach, może dojść do zastosowania nieaktualnych danych lub pominięcia wprowadzonych poprawek. Dlatego warto określić sposób oznaczania wersji, rejestrowania zmian oraz zatwierdzania dokumentów. Takie reguły mają znaczenie szczególnie tam, gdzie tekst plików wpływa na rozliczenia, decyzje organizacyjne albo realizację zobowiązań.

Przenoszenie dokumentacji do postaci elektronicznej wymaga uwzględnienia nie tylko samego skanowania, lecz także jakości plików i możliwości ich późniejszego odczytu. Skan może być nieczytelny, zawierać niepełne strony albo nie zachowywać właściwej kolejności załączników. Z tego powodu potrzebna jest kontrola materiałów po digitalizacji, w szczególności w przypadku dokumentów o znaczeniu formalnym. Pomocne bywa rozpoznawanie tekstu na obrazach, ponieważ pozwala szukanie konkretnych słów bez ręcznego otwierania każdego pliku. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może również obsługiwać metadane, tj. data wykonania, rodzaj dokumentu, numer sprawy czy termin przechowywania. Ich prawidłowość ma bezpośredni wpływ na wyniki wyszukiwania. Jeżeli już opisy są niepełne lub niespójne, część dokumentacji może pozostać niewidoczna podczas filtrowania. Trzeba też pamiętać, że cyfrowe archiwum nie eliminuje konieczności wykonywania kopii zapasowych, sprawdzania możliwości odtworzenia danych i kontrolowania dostępu do plików.

Przy organizowaniu elektronicznego obiegu dokumentów powinno się uwzględnić wymagania prawne, rodzaj przetwarzanych informacji a także okresy przechowywania poszczególnych materiałów. Oczywiście nie każdy dokument można usunąć po zakończeniu aktualnej sprawy, a samo przeniesienie pliku do archiwum nie znaczy samoczynnie, że spełniono wszystkie obowiązki związane z jego ochroną. Osobnego ustalenia wymagają uprawnienia użytkowników, zasady udostępniania danych oraz sposób postępowania po upływie okresu przechowywania. W przypadku dokumentacji zawierającej dane osobowe ważne jest ograniczenie dostępu do osób, które potrzebują tych informacji do wykonywania swoich zadań. Znaczenie ma również przygotowanie procedury na wypadek awarii, przypadkowego usunięcia plików lub odejścia pracownika odpowiedzialnego za dany obszar. Wdrożenie nowych rozwiązań musi uwzględniać istniejące zasoby, ponieważ przeniesienie wieloletniej dokumentacji może ujawnić duplikaty, braki w opisach i niezgodności między wersją papierową a elektroniczną. Uporządkowanie tych kwestii wymaga określenia zasad postępowania z dokumentami, które będą stosowane też po zakończeniu początkowego etapu wdrożenia.

Więcej: rejestracja czasu pracy pracownika.