Dokumentacja w organizacji na prawdę często powstaje w różnych miejscach i na różnych etapach realizacji zadań. Część plików trafia do poczty elektronicznej, inne są zapisywane na dyskach lokalnych, a dokumenty papierowe pozostają w segregatorach albo teczkach przypisanych do konkretnych spraw. Z czasami taki podział utrudnia postanowienie, która wersja jest aktualna i gdzie znajduje się pełna dokumentacja.

Program do zarządzania dokumentami może służyć do uporządkowania tych zasobów oraz określenia zasad ich obiegu. Ważnym elementem jest sposób przypisywania plików do spraw, kontrahentów, projektów lub okresów rozliczeniowych. Warto prócz tego unikać tworzenia zbyt wielu kategorii, ponieważ użytkownicy mogą mieć trudności z wyborem właściwej. Na prawdę ważna jest też spójność nazewnictwa. O ile jedna osoba zapisuje datę na początku nazwy, a inna wykorzystuje numer sprawy lub skrót działu, późniejsze wyszukiwanie staje się mniej przewidywalne. Uwarunkowanie wspólnych reguł pozwala ograniczyć takie rozbieżności, ale wymaga ich stosowania przez wszystkie osoby pracujące z dokumentacją.

W codziennej organizacji pracy administrowanie dokumentami i archiwizacja wiążą się również z kontrolą terminów a także odpowiedzialności za poszczególne materiały. Umowa może wymagać sprawdzenia przed upływem określonego terminu, faktura musi zostać powiązana z właściwym rozliczeniem, a dokument wewnętrzny może wymagać zatwierdzenia przez kilka osób. O ile te czynności odbywają się bez ustalonego obiegu, łatwo przeoczyć wiadomość lub pozostawić sprawę bez dalszego działania. Elektroniczny system może rejestrować kolejne etapy pracy, wskazywać osobę odpowiedzialną i przechowywać informacje o dokonanych zmianach. Samo uruchomienie takich funkcji nie rozwiązuje jednakże problemów organizacyjnych. Najpierw trzeba ustalić, które dokumenty wymagają akceptacji, kto może ją przeprowadzić i co powinno się zrobić w sytuacji nieobecności osoby decyzyjnej. W przeciwnym wypadku cyfrowy obieg może odtwarzać te same opóźnienia, które przedtem występowały przy dokumentach papierowych. Znaczenie ma również określenie, czy pracownicy mogą własną pracą konwertować przypisane kategorie, usuwać pliki lub przekazywać je poza organizację.

Osobnym zagadnieniem jest przenoszenie istniejącej dokumentacji do archiwum elektronicznego. Proces ten obejmuje nie tylko skanowanie, niemniej jednak też ocenę jakości plików, sprawdzanie kompletności stron i przypisywanie odpowiednich opisów. W starszych zbiorach mogą występować nieczytelne kopie, brakujące załączniki albo kilka egzemplarzy tego samego dokumentu z różnymi adnotacjami. Nie za każdym razem można zaraz wyeliminować duplikaty, ponieważ poszczególne wersje mogą posiadać znaczenie dla historii sprawy. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może wspierać szukanie według dat, numerów, nazw albo innych danych opisujących zawartość pliku. W niektórych rozwiązaniach dostępne jest też rozpoznawanie tekstu ze skanów, jednakże skuteczność tej funkcji zależy między innymi od jakości obrazu, kroju pisma i układu strony. Dokumenty z pieczątkami, odręcznymi dopiskami albo słabym kontrastem mogą wymagać ręcznej weryfikacji. Przy większych zbiorach warto więc określić, które materiały będą sprawdzane wnikliwie i jak zostaną oznaczone pliki, których nie udało się właściwie odczytać.

Na sposób przechowywania dokumentacji wpływają też oczekiwania dotyczące ochrony informacji, dostępności danych i czasu ich przechowywania. Nie wszystkie pliki powinny być widoczne dla każdego pracownika, dlatego uprawnienia powinno się dopasować do zakresu obowiązków oraz rodzaju dokumentów. Inne zasady mogą dotyczyć ogólnych rozpiski, a inne dokumentacji kadrowej, danych klientów czy informacji inwestycyjnych. Trzeba także ustalić, co dzieje się z plikami po zakończeniu sprawy, zmianie stanowiska przez pracownika albo upływie okresu archiwizacji. W praktyce ważne jest rozróżnienie usunięcia dokumentu roboczego od zniszczenia materiału, który podlega określonym obowiązkom przechowywania. Należy uwzględnić odpowiednie przepisy i wewnętrzne procedury, zamiast opierać decyzję wyłącznie na dacie wykonania pliku. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe a także odtwarzanie danych po awarii. Samo przechowywanie dokumentów w postaci elektronicznej nie znaczy, że można je odzyskać w każdej sytuacji. Dlatego zakres zabezpieczeń, częstotliwość tworzenia kopii i sposób sprawdzania ich poprawności powinny wynikać z kategorii dokumentacji oraz konsekwencji ewentualnej utraty dostępu do informacji.

Więcej: kontrola czasu pracy pracownika.